Nieobecności i problematyczni klienci

Do czego to służy

Klient nie przyszedł albo zachował się w sposób, o którym chcesz pamiętać. Lokalio nie blokuje takich osób automatycznie - daje Ci informację w odpowiednim momencie: przy jego kolejnej rezerwacji zobaczysz ostrzeżenie i historię zgłoszeń i sam zdecydujesz, czy potwierdzić.

Skąd biorą się zgłoszenia

• Nieobecność - przycisk „Brak wizyty” na potwierdzonej wizycie po godzinie jej rozpoczęcia (przy rezerwacji oczekującej tego przycisku nie ma). Gdy oznaczasz nieobecność z listy rezerwacji (w oknie, z miejscem na notatkę) albo w aplikacji, termin się zwalnia i automatycznie dodaje się zgłoszenie nieobecności do klienta. Przycisk „Brak wizyty” w szczegółach wizyty tylko zmienia status - zgłoszenia nie dodaje.
• Problematyczny - w oknie „Zakończ rezerwację” (na liście rezerwacji) możesz zaznaczyć „Oznacz klienta jako problematycznego” i dopisać notatkę (np. „spóźnia się 20 minut, nie odbiera”). W oknie nieobecności jest tylko notatka, bez tego zaznaczenia.

Zgłoszenia są przypisane do adresu e-mail klienta, więc łączą się między wizytami niezależnie od tego, czy rezerwował online, czy wpisała go recepcja.

Gdzie to widać

• Lista rezerwacji - przy nazwisku klienta ze zgłoszeniami jest pomarańczowa plakietka z liczbą zgłoszeń; kliknij ją, a zobaczysz okno „Historia zgłoszeń klienta”. Ostrzeżenie „Ten klient ma wcześniejsze zgłoszenia” (z liczbą nieobecności i flagą „Problematyczny”) pojawia się też w oknach „Zakończ rezerwację”, „Oznacz nieobecność” i „Anuluj rezerwację”. Potwierdzanie nie ma okna - zanim potwierdzisz, spójrz na plakietkę.
• Szczegóły rezerwacji → „Historia klienta” - to poprzednie wizyty tego klienta u Ciebie i liczba nieobecności policzona ze statusów wizyt; zgłoszeń i flagi „Problematyczny” tam nie ma.
• Obsługa rezerwacji → Problematyczni klienci - lista wszystkich osób ze zgłoszeniami: liczba zgłoszeń, nieobecności, data ostatniego, historia z notatkami i linkiem do wizyty.

Ostrzeżenia widzi tylko Twoja firma; klient nie wie o flagach, a inne firmy na Lokalio nie mają do nich dostępu.

Usuwanie zgłoszeń

Na liście problematycznych klientów:

• Usuń zgłoszenie - pojedynczy wpis (np. pomyłka),
• Rehabilituj klienta - kasuje wszystkie jego zgłoszenia i historię problemów.

Obu operacji nie da się cofnąć.

Typowe sytuacje

• Klient odwołał w ostatniej chwili - to nie nieobecność (wizyta jest Anulowana); jeśli chcesz to odnotować, oznacz go jako problematycznego przy innej okazji albo zapisz w notatce.
• Chcę odmówić klientowi rezerwacji - system tego nie robi automatycznie; przy jego oczekującej rezerwacji użyj „Anuluj” z powodem. Dla usług bez wymaganego potwierdzenia rezerwacja wejdzie od razu - rozważ włączenie „Wymaga potwierdzenia”.
• Zgłoszenie trafiło do niewłaściwej osoby - usuń pojedyncze zgłoszenie i dodaj właściwe przy odpowiedniej wizycie.